Forside/ Inspiration/ Kolleger/ Hold møde uden spildtid
Forside/ .../ Hold møde uden spildtid

Hold møde uden spildtid

Ni ud af ti oplever ofte spildtid ved møder. Men med den rigtige forberedelse og struktur kan du lære at holde et godt møde.
Ikon artikel
Journalist
Anne Rahbek

Der er ikke noget mere trættende og demotiverende, end at gå ud fra et dårligt møde. Det kan de fleste vist skrive under på. Men vidste du, at det også hæmmer engagementet og arbejdsglæden, når møderne mangler struktur og effektivitet? Sådan mener erhvervsforsker Brian Due, der har lavet en guide til dig, der gerne vil holde et godt møde.

- Gode møder er, når deltagerne har et klart mål med mødet og når det. Der skal være plads til, at alle deltagere kan bidrage med deres særlige kompetencer, og så skal der være en klar struktur og dagsorden, fortæller han.

Styr på formål og format

Planlægning forud for mødet er afgørende, fortæller Brian Due. Der findes nemlig mange forskellige slags møder med forskelligt formål. Det kan for eksempel være idéudviklingsmøder, informationsmøder, stormøder eller forhandlingsmøder. Brian Due understreger, at det er vigtigt, at man vælger det rigtige format fra starten af.  

- Hver mødetype har sin force alt efter formålet. Ideudvikling kan for eksempel ikke ske ud fra et informationsmøde. Der ville det i stedet være bedre at holde en workshop, hvor man bruger forskellige teknikker til at skabe nye og kreative ideer. Mødet skal have et klart formål, for så bliver det nemmere at definere og følge dagsordenen efterfølgende.

Når formålet og formatet er besluttet, skal deltagerne have det at vide. Brian Due råder til, at man sender en dagsorden ud med en klar definition af formål og form og herefter beder deltagerne om at forberede sig til mødet.

- Overordnet set bør man inden mødet have styr på både indkaldelse, deltagere, dagsorden, redskaber, lokale og forsyninger. Det kan være en god idé at lave et mødeskema, hvor man kan tjekke af, efterhånden som man kommer længere med planlægningen. Det gør det nemmere at få et klart overblik og skabe struktur fra starten af.

Du har ansvaret for mødet

Som mødefacilitator er det dig, der står for mødet. Det er derfor dit ansvar at skabe en god dagsorden og sørge for, at den bliver holdt.

- Selvom møder også handler om at socialisere og dele viden, må det ikke fylde for meget. Ellers spilder man let tiden. Det er op til chefen eller mødefacilitatoren, at der skabes balance mellem smalltalk og effektivitet.

Men ifølge Brian Due er smalltalk’en faktisk ikke den største grund til, at mødet går galt. 

- Dårlig forberedelse og for lille forventningsafstemning er de fejl, jeg oftest ser. Mange gange er der også forkerte folk med til mødet, som ikke er interesseret i at skabe noget nyt og bedre, men måske mere optagede af at imponere chefen. De deltagere spilder tiden og giver en dårlig oplevelse. I stedet skal man huske, at alle mødedeltagere skal have en funktion og et bestemt formål med at være der. Så får man det bedst mulige resultat.

Fem ideer til mere spændende møder

  • Klassisk brainstorming: Alle tænker højt, og alle ideer, også de urealistiske, er tanke-startere.
  • Walk-and-talk: Mødet holdes, mens man går og taler. Det giver energi, og energi fører til nye ideer.
  • Brainwriting: Alle tager en stille stund under mødet og skriver løs uden selvkritik.
  • Stående møde: Mødet bliver kortere og mere kontant, hvis det holdes stående
  • Idéstafet: Papir uddeles til alle deltagere, der skriver en idé i midten af papiret. Nu sender alle deres papir én gang til venstre, og sidemanden supplerer med noget nyt til ideen.

Kilde: ”Manual til bedre møder” af Brian Due


Var indholdet interessant?
Ja
Nej

Vi har modtaget din kommentar

Dette kan også have din interesse